Irgendwie kannst du dir nicht vorstellen wie diese ganzen zu erledigenden Aufgaben an einem Tag bewältigen sollst. Ein Stressgefühl kommt auf, weil du nicht weißt wo du anfangen kannst. Es wird von einer Aufgabe zur nächsten gesprungen, um das Gefühl zu schaffen, dass man ja eh an allen Sachen arbeitet. Schnell bemerkst du dann aber, dass das einfach nicht funktioniert. Hier fehlt eine Struktur, die dich durch chaotische Tage leitet, Ordnung in deine Gedanken bringt und somit auch für innere Ruhe sorgt.
Eines der einfachsten und effektivsten Zeitmanagement Methoden zum Lösen dieses Problems ist die Tagesplanung.
Was genau ist Tagesplanung?
Sieh es als den ersten Schritt zum erfolgreichen Zeitmanagement an. Je konsequenter und regelmäßiger du eine Methode der Tagesplanung einsetzt, desto besser kannst du den Aufwand für Aufgaben einschätzen. Außerdem hilft es dir enorm dabei das Tagesgeschäft besser zu koordinieren. Da der Tag ist eine sehr kleine Einheit der Planung und ermöglicht so eine gute Überschaubarkeit.
Was sind Vorteile der Tagesplanung?
- Aufgaben werden als Termine gesehen
- Zeitgewinn durch bewusste Zeitplanung
- Lernerfolg durch Reflektion und Analysemöglichkeit
- Priorisierung und Eliminierung von Aufgaben wird einfacher mit der Zeit
- Als Leitfaden durch den Tag hilft Tagesplanung dabei Klarheit und Fokus zu bewahren
- ist in kurzer Zeit erledigt und der Planungsaufwand lohnt sich immer
- gute Kontrollmöglichkeit, ob Ziele erreicht wurden
Tipps für erfolgreiche Tagesplanung
Führe Tagesplanung schriftlich durch
- Schriftlich festgehaltene Pläne gewinnen an Struktur und Verbindlichkeit sich selbst gegenüber
- Entlaste dein Gedächtnis indem du deine To-Dos geordnet nieder schreibst, statt diese immer wieder im Kopf abrufen zu müssen.
- Du gehst mit mehr Selbstsicherheit an die Arbeit, wenn eine zeitliche Strukturierung vorhanden ist und vermittelt dir, dass du die Arbeit im Griff hast.
- Mit der Kontrolle des Tages-Ergebnisses gehst du auch die unerledigten Punkte noch einmal durch und kannst diese so schon am Vortag einplanen.
- Ein dir vorliegender Tagesplan dient am Schreibtisch als art Wegweiser durch den Tag, der dir hilft auch in sehr stressigen Phasen nicht vom Weg abzukommen.
Plane einen machbaren Tagesplan mit der 50:50 Regel
Um einen realistischen Plan zu erstellen, solltest du nur ca. 50% deiner täglich zur Verfügung stehenden Arbeitszeit verplanen. Reserviere die restlichen 50% als Zeitpuffer.
So hast du trotzdem noch Zeit für Unvorhergesehenes, Ablenkungen und soziale Kommunikation.
Bei einem 8h Tag wären also 4 Stunden in der Tages Timeline einzutragen inkl. insgesamt 4 Stunden an Pufferzeit dazwischen.
“Je planmäßiger die Menschen vorgehen, desto wirksamer trifft sie der Zufall.”
So könnte ein Tagesplan mit unserem Tagesplaner aussehen
Methoden und Elemente für einen strukturierten Tagesplan
Zeitleiste mit Platz für Notizen
Da die Tagesplanung nur im Zusammenspiel mit Zeitplanung wirklich effektiv genutzt werden kann, ist eine Zeitleiste zur zeitlichen Einordnung der Aufgaben ein enorm wichtiger Bestandteil. Eine solches Tool zum Eintragen der Zeit kann aber verschieden aussehen. So kann der Tag zum Beispiel in mehrere Zeit-Blöcke unterteilt sein (Vormittag, Nachmittag, Abend), in denen die Tasks vermerkt werden. Wichtig ist, dass die Zeiteinteilung auf deinem Planer auch zu deinen Aufgaben passt. Probiere einfach verschiedene Planer aus, um den zu finden, der für dich am besten funktioniert.
Eisenhower Matrix
Es ist nicht immer leicht Aufgaben zu priorisieren. Die Eisenhower Matrix ist eine sehr simple, weltbekannte Methode zum Sortieren der To-Dos nach Priorität. Eine Vorlage dafür findest du hier:
Priorisierte Aufgabenliste
Das ist der wohlt wichtigste Teil an der ganzen Planung. Welche Aufgaben sollen überhaupt in Angriff genommen werden? Hier werden diese notiert.
Die Priorisierung der Tasks ist wesentlich und kann auch in der Aufgabenliste selbst erledigt werden. Zum Beispiel in Form von Nummerierung der Aufgaben oder mit Farben.
Der Grund für die Priorisierung? Oft haben nicht alle Aufgaben an einem Tag platz. Fang also einfach mit der zeitlichen Einordnung der wichtigsten Aufgaben an. Die To-Dos, die dann womöglich übrig bleiben haben eine niedrige Priorität und können normalerweise ohne schlechtes Gewissen auf den nächsten Tag mitgenommen werden.
Farben und Formen
Mithilfe von verschiedenen Farben und Markierungen kannst du dir ganz einfach zusätzlich mehr Übersicht schaffen. Besonders wenn du eine Timeline verwendest, ist es hilfreich farbliche Gestaltung zu nutzen. Wenn du gerade keine Farben zur Hand hast, helfen auch Symbole zur Sortierung und Vermeidung von viel Text. Du könntest zum Beispiel allen privaten Aufgaben eine bestimmte Farbe zuweisen und alle Aktivitäten mit im Haushalt einer anderen.
9 Schritte zum Tagesplan
Struktur in den Tag hinein bringen – mit diesen 9 Schritten gelingt es dir
- Alle Termine und Aufgaben aufschreiben auf einer eigenen Seite. So bekommst du einen Überblick was eigentlich alles zu tun ist und im Endeffekt dann auf dem Tagesplan eingezeichnet werden soll.
- Jede Tätigkeit zeitlich einschätzen. Ohne eine ungefähre Angabe der Zeit ist es nicht möglich einen sinnvollen Zeitplan aufzusetzen.
- Prioritäten angeben und Entscheidungen über Delegationsmöglichkeiten oder Kürzungen treffen. Manchmal kann man an diesem Punkt noch einmal aussortieren mithilfe des Eisenhower Prinzips. Zu viele Aufgaben an einem Tag machen aus hilfreicher Tagesplanung wieder eine unmöglich zu schaffende To-Do Liste. Weniger ist auch hier mehr.
- Versuche ähnliche Aufgaben zu gruppieren. So profitierst du davon “im Flow” zu bleiben und kannst diese Tasks womöglich schneller erledigen ohne Zeit zum Hineindenken verwenden zu müssen.
- Pufferzeit für Ereignisse, die dazwischen kommen können einplanen. Wann sollen die Pufferzeiten eingetragen werden? Das hängt ganz von der Arbeit ab, die du machst. Prinzipiell ist es jedoch hilfreich nach jedem Task eine Zeitreserve einzutragen.
- Die herausgefilterten, geschätzten, gruppierten, priorisierten und mit Zeitpuffer ausgestatteten To-Dos kannst du nun auf der Timeline deines Plans eintragen. Farben, und Symbole helfen dir dabei die Übersicht zu verbessern.
- Am Ende des Tages eine Reflektion durchführen. Dabei solltest du auch wenn möglich nachtragen wie viel Zeit du tatsächlich für die Aufgaben gebraucht hast. Das hilft dir dabei ein besseres Gefühl für zukünftige Zeitschätzungen zu bekommen.
- Aufgaben sind übrig geblieben? Kein Problem. Plane nicht erledigte Tasks einfach direkt für den nächsten Tag ein.
- Lernen, verändern, perfektionieren! Es gibt zwar einen grundsätzlichen Ablauf für Tagesplanung, aber gewisse Teile davon funktionieren für jede Person anders. Finde daher eine Strukturen und Methoden, die für dich persönlich die besten Ergebnisse bringen.
Als Hilfestellung haben wir für dich eine Checkliste zur Tagesplanung erstellt.
Falls du noch Fragen hast, kannst du uns gerne schreiben oder unter diesen Beitrag kommentieren.
Wir bieten eine tolle Auswahl an Tagesplanern in unserem Sortiment. Wir würden uns freuen, wenn du mal im Shop vorbeischaust.
