Der halbe Tag ist vorbei, aber die Menge an zu erledigenden Aufgaben will nicht weniger werden. Die Zeit scheint nur so dahin zu rinnen und im inneren weißt du, dass sich das so alles nicht ausgehen kann. Keine Sorgen so ist es uns allen wahrscheinlich schon des öfteren ergangen. Daher haben wir hier 9 Tipps für dich gesammelt, die dir dabei helfen können, deine Zeit besser zu nutzen und so mehr von deinem Tag zu haben.
ZIELEN
Um zu treffen, musst du natürlich zuerst zielen. Das Prinzip ist dasselbe, wenn du deine Tagesziele erreichen willst. Richte dein tägliches Tun an definierten !erreichbaren! Zielen aus.
VORBEREITEN
Gute Planung ist die halbe Miete! Eine Struktur der du folgen kannst hilft dir dabei deinen Kopf frei zu haben und einem klaren Ablauf zu folgen. Das verhindert Sprünge von einer Aufgabe zur nächsten und beschleunigt das Arbeitstempo. Im besten Fall planst du daher schon am Abend den darauf folgenden Tag. Vergesse dabei nicht auf Puffer und Zuordnung von Wichtigkeiten!
Hier ein ausführlicher Beitrag von uns zum Thema Aufgabenplanung.
PRIORISIEREN
But first of all… Mach dir bei der Planung auch Gedanken zur Priorisierung der Aufgaben. Halte dir dabei immer vor Augen, dass nicht alle Aufgaben es wirklich wert sind auf deiner To-Do Liste zu landen! Versuche unwichtige Aufgaben zu eliminieren. Unterscheide auch zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit (Eisenhower Prinzip)!
ZUSAMMENFASSEN
Sortiere nach Art der Aufgaben. Die Zusammenfassung von mehreren ähnlichen To-Do’s kann eine große Hilfe bei der Zeitplanung sein. So kannst du nämlich einen Zeitblock reservieren in deiner Timeline, wo du dann diese gesammelten Arbeitspaket super abarbeiten kannst. Du verhinderst das Hin und Her-springen zwischen verschiedenen Aufgaben und verlierst dabei bei jedem Sprung an Zeit. Beispiele wären Telefonate, E-mails, Meetings, etc..
VEREINFACHEN
Step by step and the thing is done. Wenn einmal eine große Aufgabe auf deiner Aufgabenliste landen sollte, splitte diese lieber in kleinere Teile. So kannst du dir diese To-Do’s besser einteilen und der Fortschritt ist ersichtlicher. Damit motivierst du dich und visualisierst dir wo du gerade stehst am Weg richtung Erledigung der Aufgabe. Die kleineren Tasks solltest du in der richtigen Reihenfolge sortieren und den Zeitaufwand dazu schätzen.
DELEGIEREN
Ein Arbeitskollege kommt ins Büro und beginnt ein Gespräch – und flutsch ist der Fokus. So wird der kurze Plausch zwischendurch zum Zeitfresser, wenn du immer wieder aus deinem Flow gerissen wirst. Wehre Zeit Diebe freundlich ab. Versuche auch Aufgaben an andere Mitarbeiter zu geben, die vielleicht nicht so ausgelastet sind wie du oder einfach schon mehr Erfahrung in einem gewissen Bereich gesammelt haben und so den Task schneller erledigen können.
ABSCHIRMEN
Musik AN, (Um)Welt AUS. Du musst nicht immer und überall erreichbar sein. Um fokussiert zu bleiben und nicht aus deinem Flow gerissen zu werden, solltest dafür sorgen, dass du nicht gestört wirst von äußeren Einflüssen. Was kann dir dabei helfen?
- Kopfhörer aufsetzen und Geräusche um dich herum ausblenden
- Einen Zeit-blocker in deinen Kalender eintragen
- Deinen Online-Status auf “nicht stören” setzen
- Dein Smartphone beiseite legen
- Dein Mail-Programm beenden
- Benachrichtigungen am PC abschalten
- usw.
Vereinbare einen Termin mit DIR und nutze die Zeit für DEINE Tasks..
DURCHZIEHEN
Bleib deinen Plänen treu! Ein Zeitplan hilft nur dann wirklich effektiv, wenn du dich daran hältst. Verlegen, Verspäten oder Überziehen von Terminen ist dabei ein No-Go.
KOMMUNIKATION
Zehn Minuten schreiben oder doch schnell telefonieren?
Es ist nicht immer leicht den perfekten Kommunikationsweg zu finden. E-Mails lassen sich zeitlich besser einteilen, können nach Empfang gewissen eingeordnet und nacheinander abgearbeitet werden. Das Telefonat im Gegenzug ist oft der schnellere Weg zur gesuchten Antwort, aber kann den Empfänger aus dem Fokus der aktuellen Arbeit bringen und stören. Erfrage daher vor Anrufen die passende Zeit oder vereinbare Telefon-Termine und Rückrufe.
